Notionで固定費とサブスクを管理する方法について紹介します。
テンプレートを配布していますので、気に入れば複製して使ってみてください。
ポイントとしては、グラフを表示して分かりやすくしていることです。
テンプレート配布
テンプレートを公開しています。
詳細については後で説明していますが、一度見ていただいて気に入れば複製して使ってください。
グラフを表示していますが、若干表示が遅い場合があります。
使い方
構成
データベースは以下の3つを使用します。
- サブスク管理
- 固定費管理
- サブスクと固定費を集計
それぞれのデータベースは、タブで切り替えられるようになっています。
サブスク管理では、それぞれ「月額」、「年額」をそれぞれ表示しています。
「月額」、「年額」は手動で入力します。
「月額」と「年額」の合計は、データベースの一番下で自動計算されています。
「支払い」列で「月」か「年」を選択するようにしていますが、自動計算などは行っていません。
年払いの場合は、「更新月」にメモできるようにしています。
「タグ」に関しては、サブスクのジャンルを選択できるようにしています。
この「タグ」ごとに、別のデータベースでサブスクと固定費を自動で集計しています。
「登録日」はそのサブスクをデータベースに入力した日付をカレンダーから入力できます。
固定費管理の構成は、サブスク管理の構成とまったく同じです。
【集計】サブスク+固定費は、サブスクと固定費をタグごとに集計して合計を自動で算出しています。
データベースの一番下を見れば、月ごとや年ごとにどれくらいのお金が掛かっているかのトータルの額を見ることができます。
【使い方①】タグを決める
【集計】サブスク+固定費のデータベースで、自分がジャンル分けしたいタグに分類します。
すでに作成しているタグを編集してもいいですし、追加・削除して編集しても大丈夫です。
ただし、編集するのは「名前」列のみで、「月額合計」や「年額合計」は自動計算されるので、編集する必要はありません。
【使い方②】サブスクと固定費を入力する
タグを決めたら、サブスクと固定費のデータベースで自分の内容を入力していきます。
【使い方③】Notion Chartsでグラフを表示する
テンプレートで表示しているグラフは私のテンプレートのデータをグラフにしていますので、自分のデータをグラフ化するためには作業が必要です。
グラフ化には「Notion Charts」というサービスを使用します。
Notion Chartsは、Notionのデータベースの内容をとても簡単にグラフにすることができます。
無料で5つまでグラフ化することができますので、ぜひ使ってみてください（月額1.99ドルで無制限になります）。
Notion Chartsの使い方については、下記のページに詳しく書いています。
作り方のポイント
シンプルな内容なので、複雑なことはほとんどしていませんが、ポイントとなる集計の部分のみ解説しておきます。
集計したいタグを分類して作成
「サブスク＋固定費」データベースに、分類したいタグを作っておきます。
「サブスク」のデータベースと「サブスク+固定費」のデータベースをリレーションする
「サブスク」データベースと、集計用の「サブスク+固定費」データベースを関連付けます。
「タグ」列はプロパティが「リレーション」となっており、「サブスク+固定費」のデータベースが選択されています。
「固定費」データベースも「サブスク+固定費」のデータベースとリレーションする
上記の「サブスク」の場合とまったく同じ作業を行います。
集計用の「サブスク+固定費」のデータベースから「サブスク」と「固定費」データベースをロールアップして集計する
タグごとに集計するため、それぞれのタグが付いている項目を「サブスク」と「固定費」のデータベースから探して合計します。
実際に、この集計をしている列は非表示にしていますが、内容は「ロールアップ」をしています。
エクセルでいうと「VLOOKUP」のようなものです。
「生活」タグであれば、「生活」タグが付いている項目を集めて集計しています。
「月額」と「年額」でそれぞれロールアップして集計しています。
例えば、サブスク月額のプロパティの設定は以下です。
「サブスク」のデータベースから月額の列の合計値を算出しています。
例えば、「生活」タグの場合は紐づいているのは「サブスク」データベース内で「タグ」に「生活」タグが付いている項目のみなので、合計を選択すると、「生活」タグのみの合計値が算出されます。
月額合計 ＝ サブスク月額 + 固定費月額
月額合計は関数で「月額合計 ＝ サブスク月額 + 固定費月額」としています。
（テンプレートではたまたま、サブスクと固定費でタグが被っていません。）
年額の場合も「年額合計 ＝ サブスク年額 + 固定費年額」としています。
「月額合計」のプロパティは以下です。
「リレーション」や「ロールアップ」は、使い慣れていない人は難しいかもしれません。
一度使ってみると、内容が分かってくると思います。
Notionの使い方や活用例についてもっと詳しく知りたいという方は「Notionで実現する新クリエイティブ仕事術」がおすすめです。
元ヤフーの執行役員兼CMOであり、現在はグーグルに勤められている村上臣さんがNotionの使い方や自身の活用例について詳しく説明してくれています。
特に活用例については真似したい使い方もたくさんあり、実際に役に立つ面白い本です。
私はこの本を読んでから、ネットの記事を読む仕組みがNotion上で出来上がり、インプットする情報量と情報の幅（種類）が非常に増えました。
また、Notionのおすすめ書籍・Udemy講座をレベル別（初心者・中級者・番外編）にまとめてみました。
Notionのことをもっと詳しくなりたいという方は参考にしてみてください！
